Αν κάθε φορά που κάθεσαι να δουλέψεις στο γραφείο του σπιτιού σου νιώθεις ότι γίνεσαι ντετέκτιβ για να βρεις ένα απλό στυλό, τότε κάτι πάει πάρα πολύ λάθος.
Ας κάνουμε μια παραδοχή. Η αλήθεια είναι πως ένα απεριποίητο γραφείο, ακόμα και εάν διαθέτει όλα τα απαραίτητα είδη γραφείου, μπορεί να μετατραπεί στον μεγαλύτερο εχθρό της παραγωγικότητάς σου. Αν είναι να μετακομίζεις τετράδια, βιβλία, γόμες και μαρκαδόρους πέρα δώθε ώστε να δημιουργήσεις μια καθαρή επιφάνεια για να ακουμπήσεις το laptop σου, τότε το χάσαμε το παιχνίδι! Μην απογοητεύεσαι όμως. Υπάρχει λύση.
Ένας καλά οργανωμένος χώρος με τα σωστά είδη γραφείου και τα βασικά αναλώσιμα, μπορεί να σου λύσει τα χέρια, να σου φτιάξει τη διάθεση και -γιατί όχι- να σε κάνει να απολαμβάνεις (λίγο περισσότερο) τη δουλειά σου. Πάμε να φτιάξουμε το γραφείο σου.
Ξεκινώντας από τα βασικά
Δεν υπάρχει τίποτα πιο εκνευριστικό από το να ξεκινάς να γράψεις μια σημείωση και να ψάχνεις στυλό λες και είναι χαμένος θησαυρός. Αλήθεια τώρα, πόσες φορές έχεις πει «πρέπει να πάρω μερικά στυλό ακόμα» και δεν το έκανες ποτέ;
Ε, ήρθε η ώρα να τα αποκτήσεις όλα μαζεμένα και οργανωμένα. Ξεκίνα με τα κλασικά. Απόκτησε ένα στυλό σε διάφορα χρώματα, μολύβια για τις πρόχειρες σημειώσεις και μαρκαδόρους για να ξεχωρίζεις τα σημαντικά. Βάλε τα όλα αυτά σε ένα πρακτικό organizer γραφείου και όλα θα φτιάξουν.
Μην αμελήσεις να έχεις πάντα πρόχειρα μερικά sticky notes ή ένα καλό σημειωματάριο. Το μυαλό σου δεν είναι google calendar και δεν μπορεί να κρατάει τα πάντα. Αν έχεις ιδέες, δουλειές, ραντεβού ή απλώς πράγματα να θυμάσαι, γράψ’ τα. Απλό, αλλά σωτήριο.
Και ναι, βάλε και διορθωτικό στο καλάθι. Όσο και αν ζούμε στην εποχή του undo, δεν δουλεύουν όλα σε Word. Κάποιες φορές, το παραδοσιακό μπλάνκο είναι αυτό ακριβώς που χρειάζεσαι για να σώσεις ένα post-it, ένα φάκελο ή μια έντυπη παρουσίαση.
Οργανώνοντας το χάος
Αν το γραφείο σου μοιάζει με το κουτί του παζλ λίγο πριν αρχίσεις να το φτιάχνεις, μην απορείς γιατί δεν συγκεντρώνεσαι. Η καλή οργάνωση δεν είναι πολυτέλεια – είναι εργαλείο. Μία συρταριέρα, ένα κουτί αποθήκευσης ή ένα σετ με διαχωριστικά μπορεί να κάνουν θαύματα. Αν μοιάζουν στο μάτι τακτοποιημένα και όχι πεταμένα θα ηρεμήσει το μυαλό σου. Ποιός θέλει άλλωστε μια συνεχή ακαταστασία;
Βάλε λοιπόν όλα τα έγγραφα σε ντοσιέ ή κλασέρ ανάλογα με τη χρήση τους. Για παράδειγμα, κράτα αλλού τα τιμολόγια από τα συμβόλαια και αλλού τις προσφορές από τους λογαριασμούς. Απόφυγε επιτέλους τις στοίβες χαρτιών που μοιάζουν με πύργο από Jenga. Πλέον, όταν θέλεις να βρεις κάτι, θα το βρεις εύκολα και χωρίς δράματα.
Ας επιστρέψουμε στην οργάνωση του χάους. Φτιάξε ακόμη ένα σημείο για τα μικροπράγματα όπως συνδετήρες, USB sticks, καλώδια, φορτιστές, ακουστικά. Όλα αυτά που εξαφανίζονται μυστηριωδώς μέσα σε συρτάρια και τσάντες. Με ένα σωστό σετ οργάνωσης γραφείου θα τα έχεις όλα μπροστά σου! Και μάλιστα σε τάξη! Καλό;
Στο είπαμε και πριν. Η ψυχολογία του καθαρού, οργανωμένου χώρου είναι πραγματική. Όταν τα έχεις όλα σε σειρά, έχεις λιγότερους περισπασμούς. Και αυτό μεταφράζεται σε καλύτερη δουλειά, λιγότερο στρες και λιγότερη γκρίνια στο τέλος της μέρας.
Τα αναλώσιμα
Η εκτύπωση κολλάει. Η μπαταρία στο ποντίκι σου τελειώνει. Ο εκτυπωτής πετάει μήνυμα ότι δεν έχει μελάνι. Και ξαφνικά, το deadline είναι πιο κοντά από ποτέ. Όχι, δεν φταίει η τεχνολογία. Φταίει που δεν είχες απόθεμα και ανταλλακτικά.
Το χαρτί εκτύπωσης, τα μελάνια ή το toner και οι μπαταρίες είναι βασικά αναλώσιμα. Εάν δεν τα έχεις, σταματάει ολόκληρη η ροή της δουλειάς. Κάνε μια λίστα με τα βασικά και φρόντισε να έχεις πάντα 1-2 στην άκρη. Πίστεψέ μας, θα σε σώσει εκείνη τη Δευτέρα που όλα πάνε στραβά.
Μην ξεχάσεις και τα καθαριστικά γραφείου: μαντηλάκια για την οθόνη, σπρέι για το πληκτρολόγιο, αντισηπτικό για τα χέρια. Αν δουλεύεις πολλές ώρες στον ίδιο χώρο, η καθαριότητα παίζει ρόλο και στην απόδοσή σου αλλά και στην υγεία σου.
Η διαφορά είναι στις λεπτομέρειες
Η αλήθεια είναι ότι η παραγωγικότητα δεν βασίζεται μόνο σε apps, ημερολόγια και motivation videos. Βασίζεται και σε πιο απλά, πρακτικά πράγματα. Όπως το να βρίσκεις το στυλό σου όταν το χρειάζεσαι. Ή το να έχεις χαρτί στον εκτυπωτή. Ή το να μη χάνεις 20 λεπτά κάθε μέρα ψάχνοντας τα γυαλιά σου ανάμεσα σε post-it και φορτιστές.
Μπορεί να σου φαίνονται λεπτομέρειες αλλά είναι ακριβώς αυτές που κάνουν τη μέρα σου να κυλάει ή να στραβώνει. Οπότε, επένδυσε στα σωστά είδη γραφείου. Οργάνωσε τον χώρο σου με τρόπο που εξυπηρετεί εσένα – όχι την αισθητική του Pinterest. Και κάν’ το πριν φτάσεις στο σημείο να πεις δεν αντέχω άλλο αυτό το χάος,
Γιατί στο τέλος της ημέρας, το μόνο πράγμα που πρέπει να σε περιμένει στο γραφείο… είναι η δουλειά σου — όχι τα νεύρα σου.
Καλή επιτυχία!
www.bankingnews.gr
Σχόλια αναγνωστών